파워포인트 고수 되고 싶다면 작업환경 먼저 바꾸자.
이 포스트에서는 파워포인트 전문가가 되기 위한 7가지 핵심 설정 방법을 알아보겠습니다. 실행취소 횟수 늘리기, 인쇄옵션 고품질 설정하기, 한영 자동고침 옵션, 맞춤법 검사 해제하기, 하이퍼링크 설정 해제하기, 저장 시 폰트 깨짐 방지, 그리고 자동저장 설정에 대한 자세한 가이드를 제공합니다. 이 설정들을 통해 작업환경을 최적화하고, 효율적으로 작업을 수행할 수 있습니다. 이제 파워포인트 전문가가 되기 위한 첫걸음을 내딛어 보겠습니다.
1. 실행취소 횟수 늘리는 방법
1.1. 실행취소 횟수 늘리기 필요성
파워포인트를 사용하면서 많이 사용하는 기능 중 하나는 '실행 취소' 입니다. 이 기능은 작업을 하다가 실수를 했을 때, 또는 작업 방향을 바꾸고 싶을 때 유용하게 사용됩니다. 단축키는 Ctrl+Z이며 기본은 최근 20번 작업을 실행취소 할 수 있도록 설정되어 있습니다. 하지만 복잡한 프레젠테이션을 작성하거나 많은 수정을 해야 하는 경우에는 부족할 수 있습니다. 효율적이고 자유로운 작업 환경을 만들기 위해서 실행취소 횟수를 늘리는 것은 중요합니다.
1-2. 실행취소 횟수 늘리는 방법
실행취소 횟수를 늘리기 위해서는 파워포인트 화면 좌측 상단의 "파일" 탭을 선택합니다.
좌즉 사이드 메뉴 하단에 있는 "옵션" 메뉴를 선택합니다. 노트북 화면에서는 "더 보기"로 보일 수 있습니다. 선택하면 옵션 메뉴를 확인할 수 있으니 참고합니다.
옵션 메뉴가 열리면 좌측에서 "고급" 을 선택하고 실행 취소 최대 횟수를 150으로 변경하고 우측 하단의 확인을 눌러줍니다.
2. 인쇄옵션 고품질 설정하기
2-1. 고품질 인쇄의 중요성
파워포인트는 프레젠테이션 도구로 인쇄를 하는 경우가 많지 않지만 발표 자료 출력을 하는 경우가 종종 있습니다. 프로페셔널한 이미지는 전문적으로 보일 수 있으며 이를 통해 고객 또는 파트너에게 정보를 더욱 명확하게 전달할 수 있습니다. 고품질 인쇄는 프레젠테이션의 완성도를 높여 고객 또는 파트너에게 긍정적인 인상을 줄 수도 있습니다. 전문성과 효과성을 높이기 위해 인쇄옵션은 고품질로 설정하는 것이 좋습니다.
2-2. 인쇄옵션 고품질 설정 방법
MS365 버전은 설치 후 기본으로 인쇄옵션이 고품질로 선택되어있지만 다른 버전의 경우 그렇지 않을 수 있으니 확인해 봅니다. "파일" 탭에서 우측 하단의 "옵션" 메뉴를 선택합니다. 옵션창이 열리면 "고급" 범주를 선택합니다. 기본 해상도가 고화질로 되어있으면 변경하지 않아도 됩니다. 화면과 다른 경우 고급 범주에서 인쇄 -> 고품질이 체크가 되어있는지 확인하고 비활성화되어있다면 활성화한 후 확인을 선택합니다.
3. 한/영 자동 고침 옵션 해제하기
3-1. 한/영 자동고침 해제하는 이유
파워포인트의 한/영 자동고침 기능은 실수로 언어가 바뀌거나, 특정 단어가 잘못 수정되는 경우를 초래해 작업의 효율성을 저하시킵니다. 이를 해제하면 원하는 언어로 자유롭게 입력 가능해 작업 효율성이 향상됩니다. 따라서 한/영 자동고침 해제는 효율성 증진과 실수 방지에 중요합니다. 예를 들어, 'efficiency가 'Ef랴챠두쵸로, 'sensitivity가 'S두냐샤퍄쇼로 변경되는 등의 문제가 발생할 수 있습니다. 작업 효율성을 높이고 원치 않는 언어 전환을 방지하기 위해 한/영 자동 고침 해제를 진행합니다.
3-2. 한/영 자동고침 해제 방법
"파일" 탭에서 "옵션"을 선택합니다. 파워포인트 옵션 창이 열리면 "언어 교정" 범주에서 "자동 고침 옵션" 을 선택합니다.
자동 고침 대화상자가 열리면 한/영 자동 고침 체크를 해제하고 하단의 확인을 선택 후 옵션 창의 확인 버튼도 클릭합니다.
4. 맞춤법 검사 해제하기
4-1. 맞춤법 검사 해제 이유
- 집중력 향상: 오타나 맞춤법 오류에 쉽게 방해받는 사람들에게는 맞춤법 검사 기능을 끄는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 작성하는 내용에 더 집중할 수 있으며, 계속해서 맞춤법 오류를 수정하는 것에 시간을 소비하지 않아도 되므로 생산성도 향상될 수 있습니다.
- 외국어나 전문 용어 사용: 파워포인트에서는 외국어나 전문 용어, 심지어 오탈자를 포함한 문구를 사용해야 할 수도 있습니다. 이런 경우, 맞춤법 검사 기능이 이를 오류로 간주하고 빨간 줄로 표시할 수 있습니다. 이런 불필요한 오류 표시를 피하기 위해 맞춤법 검사 기능을 끌 수 있습니다.
- 특정 상황에서의 오류 방지: 대문자로 작성된 단어나 숫자가 포함된 단어 등, 특정 상황에서는 파워포인트가 일부 맞춤법 오류를 무시하도록 설정되어 있습니다. 이런 경우, 원치 않는 맞춤법 오류 표시를 방지하기 위해 맞춤법 검사 기능을 끌 수 있습니다.
파워포인트에서 맞춤법 검사 기능을 해제하는 것은 작업의 효율성을 높이고, 원치 않는 맞춤법 오류 표시를 방지하는 데 중요하기 때문에 사용자의 선택에 따라 해제하는 것을 권장합니다.
4-2. 맞춤법 검사 해제 방법
"파일" 탭에서 "옵션"을 선택합니다. 파워포인트 옵션 창이 열리면 "언어 교정" 범주를 선택 후 화면 하단에 입력할 때 자동으로 맞춤법 검사를 비활성화하고 하단의 확인 버튼을 클릭합니다.
5. 하이퍼링크 설정 해제하기
5-1. 하이퍼링크 설정 해제 필요성
하이퍼링크가 활성화되어 있으면, 작업 중 실수로 클릭하여 다른 페이지나 파일로 이동하는 경우가 있습니다. 이런 경우 작업의 흐름이 끊기고 집중력이 저하될 수 있습니다. 또한 하이퍼링크를 클릭하면서 이동한 웹사이트에서 바이러스 또는 악성코드에 노출될 위험이 있기에 해제하는 것을 권장하고 있습니다. 문서 작업을 하면서 웹 주소를 적으면 자동으로 하이퍼링크가 설정되어 원하지 않아도 밑줄이 표시되어 불편한 경우도 하이퍼링크 설정 해제를 하면서 해결할 수 있습니다.
5-2. 하이퍼링크 설정 해제 방법
파워포인트에서 하이퍼링크 설정을 해제하는 방법은 두 가지가 있습니다. 첫 번재로 문서에서 제거하려는 링크를 마우스로 드래그 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 하이퍼링크 제거를 선택하면 됩니다.
자동 하이퍼링크 해제는 "파일" 탭에서 "옵션"을 선택하고 "언어 교정" 범주 기능 중 "자동 고침 옵션"을 선택합니다.
자동 고침 대화 상자가 열리면 두번 째 탭인 입력할 때 자동 서식을 선택 후 "인터넷과 네트워크 경로를 하이퍼링크로 설정" 체크를 해제하고 하단의 확인을 클릭 후 옵션 창 확인 버튼을 눌러 종료합니다.
6. 저장 시 폰트 깨짐 방지
6-1. 폰트 깨짐 문제의 원인
- 폰트 호환성 문제: 파워포인트 파일을 작성한 컴퓨터에 설치된 폰트가, 파일을 열려는 다른 컴퓨터에 없을 경우 발생합니다. 이 경우, 시스템은 대체 폰트를 사용하게 되며, 이로 인해 글자가 깨지거나 디자인이 바뀔 수 있습니다.
- 파일 변환 문제: 파워포인트 파일을 다른 형식(예: PDF)으로 변환할 때 발생할 수 있습니다. 변환 과정에서 폰트 정보가 손실되거나 변경될 수 있습니다.
6-2. 저장 시 폰트 깨짐 방지 방법
파워포인트 문서 저장 후 폰트 깨짐 방지는 "파일" 탭에서 "옵션"을 선택 후 "저장" 범주에서 해결할 수 있습니다.
프레젠테이션 공유 시 화질 보존 메뉴를 보면 파일의 글꼴 포함 기능을 확인할 수 있습니다. 두 가지 기능이 있으니 어떤 내용인지 먼저 알아보고 선택하겠습니다.
- 프레젠테이션에 사용된 문자만 포함: 이 옵션은 파일 크기를 줄이는 데 가장 효과적입니다. 프레젠테이션에서 실제로 사용된 글자만 포함되므로, 필요하지 않은 글자는 포함되지 않아 파일 크기가 작아집니다. 하지만, 이 옵션을 선택하면 다른 사람들이 해당 글꼴을 사용하여 프레젠테이션을 편집하는 것이 제한될 수 있습니다.
- 모든 문자 포함: 이 옵션은 다른 사람들이 프레젠테이션을 편집하는 데 가장 적합합니다. 글꼴의 모든 글자가 포함되므로, 프레젠테이션을 받은 사람이 해당 글꼴을 사용하여 자유롭게 편집할 수 있습니다. 하지만, 이 옵션을 선택하면 파일 크기가 커질 수 있습니다.
수정 없이 프레젠테이션을 통한 발표만을 진행하거나 피드백을 받는 용도로 사용한다면 문자만 포함하여 저장하고 다른 환경에서 직접 또는 타인이 편집할 수 있어야 한다면 모든 문자 포함을 선택하면 됩니다.
7. 자동 복구 저장 간격 변경하기
7-1. 자동 복구 저장의 중요성
- 데이터 손실 최소화: 예기치 못한 시스템 충돌이나 전원 중단 등으로 인한 최대 5분 동안의 작업 손실을 방지합니다.
- 작업 효율성 향상: 자주 수동으로 저장하지 않아도 되므로 작업 효율성이 향상됩니다.
- 작업 연속성 유지: 시스템 오류나 전원 중단 후에도 작업을 중단한 지점에서 계속할 수 있습니다.
7-2. 자동 복구 저장 변경 방법
파워포인트 파일이 오류로 인하여 저장되지 않은 경우 복구 방법을 통해 가져올 수 있지만 모든 경우에 해당되는 방법은 아니기 때문에 중요한 문서일수록 자주 백업해서 저장하는 것을 권장합니다. 자동 복구 저장 간격은 기본 10분으로 되었으니 5분으로 수정하겠습니다. 이보다 짧은 경우 잦은 백업으로 문서 작업에 불편함을 느낄 수 있습니다.
"파일"탭에서 "옵션" 선택 후 "저장" 범주에서 자동 복구 정보 저장 간격을 5분으로 변경 후 하단의 확인을 클릭합니다.
이 포스트를 통해 파워포인트 전문가가 되기 위한 7가지 핵심 설정 방법을 배웠습니다. 이제 이 설정들을 활용하여 파워포인트 작업환경을 최적화하고, 효율적으로 작업을 수행해 보도록 합니다.. 파워포인트 고수가 되는 방법 기적의 파워포인트 레시피 별하 PPT에서 앞으로 다양한 정보로 만나겠습니다.
