파워포인트 작업속도 단축하는 방법 4가지 알아보기
프레젠테이션은 정보 전달의 중요한 도구이며, 파워포인트는 효율성과 다양한 기능으로 많이 사용됩니다. 이 글에서는 파워포인트를 이용해 효과적인 프레젠테이션 만드는 방법을 소개합니다. 개체 복제, 도형 정렬, 가로 간격 조정, 서식 복사 등의 기능을 활용하면, 프레젠테이션을 다음 수준으로 끌어 올릴 수 있습니다.
1. 개체 복제하기
파워포인트를 포함한 대부분의 오피스 프로그램은 Ctrl +C, Ctrl +V 를 활용해서 복사와 붙여넣기를 진행합니다. 하지만 이 경우 단축키를 두 번 눌러야하는 불편함이 있어 도형 정렬 기능도 할 수 있는 복제 단축키 Ctrl+D를 활용하는 것이 편리합니다.
Ctrl+D는 파워포인트에서만 사용할 수 있는 단축키입니다. 도형을 복사+붙여넣기를 진행하게 될 경우 위 이미지의 좌측에 보이는 것 처럼 아래로 같은 도형이 계속 붙여넣기가 되기 때문에 정렬을 위해서 작업을 해야합니다. Ctrl+D를 활용하게 되면 일정한 간격으로 한 번에 복제할 수 있어 편리합니다. 방법은 간단합니다.
- 도형을 그린 후 선택하고 Ctrl+D를 누릅니다.
- 아래로 복제된 도형을 원하는 위치로 이동합니다.
- Ctrl+D 클릭하면 일정한 간격으로 도형이 복제됩니다.
2. 도형 정렬하기
여러 도형을 쉽게 정렬하는 방법을 알려드리겠습니다. 파워포인트에서 문서를 작업하다보면 도형을 많이 활용하게 됩니다. 원하는 위치에 마우스 드래그로 정확하게 정렬하기 어렵기 때문에 개체 위치의 맞춤 기능을 활용합니다. 정렬이 필요한 도형을 선택합니다. Ctrl 키를 누른 상태에서 도형을 차례대로 클릭하면 됩니다. 선택 후 홈 탭에 있는 정렬 메뉴를 눌러보면 하단에 개체위 -> 맞춤을 찾을 수 있습니다.
왼쪽, 가운데, 오른쪽, 위쪽, 중간, 아래쪽 맞춤이 있고 슬라이드와 개체 간을 정렬하는 슬라이드에 맞춤과 개체 간을 정렬하는 선택한 개체 맞춤이 있습니다. 예시로 중간 맞춤을 선택했습니다. 위 아래로 있던 1번과 2번 개체를 기준으로 중간 위치에 정렬됩니다. 즉 왼쪽 맞춤을 할 경우 가장 왼쪽에 위치한 개체를 기준으로 정렬이 되며, 아래쪽을 선택한 경우 가장 아래쪽에 있는 개체의 끝선 기준으로 정렬이 됩니다.
마우스와 방향키로 정리하는 시간을 줄이기 위해서 도형 정렬이 어느 위치에 있고 어떻게 사용하는지를 익혀두는것이 좋습니다.
3. 가로 간격 동일하게 지정하기
파워포인트는 여러 개체들을 원하는 위치에 맞추고 정렬할 수 있는 기능이 있습니다. 깔끔한 문서 작업을 위해 개체 정렬 방법을 알아보겠습니다. 빈 슬라이드에 도형을 여러 개 나열하고 전체 선택을 하고 정렬 -> 개체 위치 -> 맞춤 -> 위쪽 맞춤을 눌러봅니다.
정렬을 했지만 간격까지는 맞추지 못하여 깔끔한 문서 작업이 어렵습니다. 이제 한 번에 모든 개체의 간격을 동일하게 맞춰보겠습니다.
도형을 전체 선택 후 다시 정렬에서 맞춤을 선택 후 가로 간격을 동일하게를 눌러줍니다. 개체의 위치가 변하면서 동일한 간격으로 바뀐것을 확인할 수 있습니다.
4. 서식 복사하기
도형 또는 텍스트 상자 등 개체의 서식을 한 번만 설정하면 나머지 개체는 서식 복사와 붙여넣기를 활용하여 작업 시간을 단축할 수 있습니다. 도형의 경우 전체 선택 후 원하는 도형으로 바꿔주면 한 번에 변경할 수 있지만 문서 작업을 하다보면 놓치는 경우도 많고 작업 완료 후 슬라이드 최종 확인 후 변경하고자 하는 부분이 생기기 마련입니다. 이 경우 서식 복사를 진행하여 쉽고 빠르게 처리하도록 합니다.
1번 도형처럼 2번~4번 도형을 바꾸고 싶습니다. 숫자는 그대로 두고 모양과 색상만 바꾸고 싶은 경우 1번 도형을 선택 후 Ctrl + Shift + C를 누른 후 2번 도형을 선택 후 Ctrl + Shift + V를 눌러주면 바뀌는 것을 확인할 수 있습니다. 여기서 하나의 팁을 알려드리겠습니다. Ctrl + Shift + V를 누르는 것이 어렵다면 서식 복사 후 f4를 눌러 마지막 명령을 다시 실행하여 서식을 적용할 수 있습니다.
오늘은 파워포인트에서 작업시간을 단축할 수 있는 기능 4가지를 배웠습니다. ms365 버전이 아니여도 대부분의 버전에서 사용 가능한 기능이니 반복작업으로 문서 작업이 어려운 분들이 꼭 사용해보시기 바랍니다.
